O e-mail é uma das principais formas de comunicação atual, e serve muitas vezes como uma caixa de memória para armazenamento de fotos, vídeos e documentos. Nossa confiança é tão grande nessa memória externa que muitas vezes salvamos cópias de arquivos importantes pois nossos próprios computadores pessoais não nos resguardam de todos os perigos. Mas como lidar com a enxurrada de informações diárias que recebemos?

É fácil perder o controle de nossas informações quando elas estão espalhadas no meio de atualizações de sistema, redes sociais, conteúdo, e contas. Pensando nisso, separamos algumas dicas para ajudar você a organizar seus e-mails e tornar seu dia a dia mais produtivo.

DICA 1 Cancelar inscrições

Adoramos nos inscrever em todo tipo de site de revista, compras e notícias não é mesmo? Mas se você de fato não esta lendo-as a tendência é delas se tornarem em volumes desnecessário na sua caixa de entrada. Sendo assim, filtre os assuntos que são pertinentes para o seu momento de vida atual e se retire da inscrição daquelas que não fazem mais sentido. Atenção ao invés de simplesmente apagar os conteúdos que você não quer mais ler, entre no e-mail e bem no final da mensagem terá  algum texto pequeno descrito como "unsubscribe", acesse-o e retire seu e-mail de inscritos, dessa forma eles não voltarão para sua caixa de entrada, diminuindo seu estresse mental em procurar informações importantes.

DICA 2 Crie um arquivo morto

Já percebeu que muitas vezes guardamos e-mails de vários anos na própria caixa de entrada com um registro histórico? Ao deixar todos os seus e-mails na caixa de entrada, você permite que o número indicado em e-mails novos não seja verdadeiro pois se algum e-mail não foi lido há alguns anos irá ser falsamente indicado como e-mail novo recebido. O estresse mental de procurar a informação nova naquela lista de 20 a 50 e-mails visualizados na primeira página também é uma fonte de distração para executar seu trabalho sendo assim crie uma nova pasta chamada HISTÓRICO ou ARQUIVO MORTO e depois de lido se você quiser simplesmente guardá-lo encaminhe-o a pasta, dessa forma todo e-mail novo será facilmente visualizado em sua nova caixa de entrada limpa e organizada.

DICA 3  POP ou IMAP

Para utilizar o seus e-mails via POP ou IMAP é necessário a utilização de um programa de e-mails, exemplo : Outlook, Thunderbird, LiveMail etc. De forma resumida o protocolo POP baixa as mensagens do servidor e salva localmente em seu computador, por padrão ele não deixa cópia das mensagens no webmail, a menos que seja marcada a opção de manter cópia, já o IMAP faz um sincronismo de todas as pastas de sua conta e deixa o status das mensagens igual tanto no webmail como no programa de e-mail escolhido, ambos tem suas vantagens, mas pra quem precisa ter rápido acesso a todos os seus e-mails de qualquer lugar, sugerimos configurar os e-mails como IMAP.

DICA 3  Crie Pastas de Projetos

Essa dica é polêmica pois será adaptada a vida pessoal de cada usuário, você pode criar uma pasta de um destinatário importante como um chefe ou um cliente, ou até mesmo de um projeto pessoal que esta em atividade como planejamento de um casamento ou a procura de um novo emprego. Evite usar vários subníveis de pastas para que a informação se perca e seja mais difícil achar a informação na pasta do que simplesmente no botão procurar. A ideia aqui é reunir em um mesmo critério e-mails correlacionados, por exemplo, em um projeto pessoal como reforma de casa poderá conter e-mails de revistas de decoração, e-mails trocados com o arquiteto e aquela planilha de Excel que você encaminhou a si mesmo com o orçamento dos materiais a serem comprados. Tenha o foco de ser objetivo na criação das pastas e assim que o projeto for finalizado encaminhe-o a pasta de arquivo morto.

DICA 4  Quando não usar o e-mail

Evite criar uma cultura na sua empresa de comunicação via e-mail para mensagens rápidas, como por exemplo para tirar uma dúvida ou compartilhar uma informação de uma linha. Substitua essa cultura pelo o uso de reuniões diárias de poucos minutos com a equipe para alinhamento do time, ou até mesmo o uso de ferramentas apropriadas para esse tipo de comunicação, dessa forma você desincha a caixa de entrada dos colaboradores e proporciona um melhor rendimento de todos.

Autora: Nina Schmidt