Pense em como a sua equipe se comunica atualmente. Reuniões, telefonemas, e-mail, chat, incontáveis grupos de WhatsApp, Telegram, documentos compartilhados no Google Drive, arquivos anexos, etc. Enfim, uma enxurrada interminável de informações desconectadas. Sem falar de Hangouts, Slack, Skype e outras ferramentas para comunicação por texto, voz e vídeo. Cada ferramenta que entra nessa equação gera mais ruído e dificulta a troca de mensagens, delegação e monitoramento de tarefas. Essa fragmentação de informações atrapalha diretamente a interação entre os colaboradores e pode acarretar problemas de produtividade e a rentabilidade da empresa.

No geral as pessoas sabem quais são as ferramentas mais efetivas para se comunicar no trabalho. Mesmo assim, existe uma grande diferença entre o consenso e a rotina de comunicação da empresa. Por exemplo, o que acontece quando é necessário passar alguma informação ou demanda urgente para e equipe?

Mesmo que exista um processo, sistema ou framework de trabalho para controlar a entrada de novas tarefas no projeto, é tentador utilizar as facilidades da tecnologia, como enviar uma (às vezes interminável) mensagem de áudio, para tratar uma questão urgente. No geral essa mensagem vai ser perder, alguém vai acabar solicitando e um colega mais paciente vai procurar e encaminhar a mensagem perdida em meio a tantas outras. Pode parecer uma exceção ao padrão de trabalho, mas com o tempo as exceções vão ficar cada vez mais evidentes e começa a atrapalhar todo o processo.

Analisando os problemas de comunicação

O The Economist realizou uma pesquisa recentemente sobre os problemas comunicação nas empresas. Mais de 400 pessoas foram entrevistadas em diversos cargos, de executivos, gerência e funcionários de empresas americanas com faturamento anual superior a US$ 10 milhões. Do estudo foi possível extrair alguns insights do que seriam barreiras para a comunicação, origens e o impacto causado nas equipes e profissionais.

O tamanho do problema

Boa parte das causas são de responsabilidade de quem faz a gestão (atenção gestores).

Mais da metade dos entrevistados relacionam aumento de estresse no ambiente de trabalho com os problemas de comunicação.

44% dos pesquisados afirmaram que esses problemas causaram atraso ou mesmo fracasso na conclusão dos projetos.

25% dos executivos afirmam que as falhas de comunicação impediram que metas fossem atingidas.

18% dos executivos responsabilizam os mal-entendidos (ou falhas de comunicação) por uma redução próxima de 30% nas vendas. Esses números parecem ser suficientemente preocupantes para repensar como está a comunicação da sua equipe.

As principais barreiras da comunicação

Pessoas são diferentes

É um aspecto da condição humana. Somos indivíduos diferentes e dessa forma muitas vezes a comunicação não é clara. Por sinal esse é o problema mais citado na pesquisa e notadamente tem origem em diferenças culturais, de idade, etc.

Informação cruzada

Sobre problemas de diferença de idade e gerações, mais de 30% dos millenials utilizam trocas de mensagens em redes sociais para se comunicarem profissionalmente. Com os baby boomers (geração anterior) esse número cai para 12%. Naturalmente as novas gerações têm mais facilidade na utilização de novas tecnologias. No entanto essa diferença de adoção pode causar um gap na comunicação da equipe.

Problemas de responsabilidade

Se as responsabilidades dos colaboradores não forem bem definidas (ou se a mensagem não estiver clara nesse sentido), surge o choque de expectativa vs. realidade. Uma comunicação eficaz reduz drasticamente essa falta de percepção de responsabilidades e deixa todos cientes do que deve ser feito.

Falando rápido

A pressão do tempo é um dos principais problemas apontados. Colaboradores sob pressão (ou com pressa) costumam deixar a comunicação em segundo plano e a sincronia do time vai se perdendo com o tempo, deixando todos mais suscetíveis a erros pela falta de informações do projeto ou do trabalho de outro colegas. Perde-se também os feedbacks que surgem naturalmente quando a equipe trabalha de maneira harmônica.

Falha da liderança

Uma boa gestão é importante para reforçar aspectos da comunicação e processos relacionados definidos para a empresa. Para equipes horizontais, é importante ter dispositivos que reforcem esses mesmo aspectos e evitem que as equipes caiam no uso de ferramentas diferentes das adotadas oficialmente e acabe criando mais vãos de comunicação.

Como melhorar a comunicação da empresa

Evite jargões e generalizações

A comunicação com a equipe deve ser clara e objetiva. Quanto mais você dá margem para interpretações diferentes, maior a chance de estilos diferentes de comunicação causarem ruído nas conversas. O diálogo claro ajuda a alinhar expectativas, metas e prazos, o que permite garantir entregas melhores.

Defina processos e ferramentas

Além de processos de trabalho bem desenhados, é importante definir como deve ser realizada a comunicação e se necessário as ferramentas que devem ser utilizadas. Plataformas de gestão do trabalho contribuem e muito com essas definições. No IVUUP, por exemplo, cada tarefa que é criada no sistema pode ser atrelada a um email, mensagem, nota ou evento. Assim é possível rastrear a origem da informação, o que torna a comunicação e distribuição de informações mais eficiente.

Centralize a comunicação

Fuja da armadilha da comunicação difusa com um sistema de gestão integrado e unificado. Ter uma ferramenta de apoio estratégica pode ser decisivo na manutenção das informações do projeto. No IVUUP, toda comunicação é formalizada e documentada em um único ambiente digital. Dessa forma todos sabem onde encontrar documentos e outras informações necessárias para o desenvolvimento do trabalho. Chega de procurar aquele e-mail que tinha um anexo importante ou aquela mensagem num grupo de chat. Com a plataforma, você tem um repositório de informações relacionados aos projetos.

Autor: Phelipe Folgierini